Bewaarplicht financiële administratie - Administratiekantoor Blokhuis

Ga naar de inhoud
Bewaarplicht financiële administratie.

In tegenstelling tot zelfstandigen zijn particulieren niet wettelijk verplicht hun administratieve gegevens, zoals bankafschriften en loonstrookjes te bewaren.
Maar omdat de Belastingdienst tot 5 jaar terug belasting mag navorderen is het verstandig om uw administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.

Wettelijk is geregeld dat bedrijven en zelfstandigen hun administratie 7 jaar moeten bewaren. Er zijn echter ook gegevens die een bedrijf 10 jaar moet bewaren.
Hebt u bijvoorbeeld een bedrijfspand in eigendom, dan moet u alle belangrijke administratie hiervan tien jaar bewaren.
De bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur van juni 2020 mag  dus pas in 2028 worden weggegooid.
Belangrijk is dat de bewaartermijn wordt verlengd als u uitstel hebt gekregen voor het doen van de aangifte. Houd er dus rekening mee dat de bewaarplicht langer kan zijn dan 7 jaar, wanneer er uitstel is aangevraagd.

Voor een ondernemer is de basis voor de belastingaangiften, de zakelijke administratie. De belastingdienst eist dat deze aangiften helemaal overeenkomen met de gegevens van alle papieren en digitale stukken die belangrijk zijn voor de bedrijfsvoering. Naast de debiteuren- en crediteurenadministratie betreft het hier alle facturen en bonnetjes, de in- en verkoopadministratie, het grootboek en de voorraadadministratie.

De bewaartermijn is hetzelfde voor papieren en digitale stukken. De Belastingdienst eist wel dat de gegevens bewaard moeten worden in de vorm waarin deze  zijn ontvangen.

Bewaarplicht van facturen en bonnetjes die zijn gescand:
 
U mag facturen en bonnetjes ook scannen en digitaal bewaren. Dit wordt conversie genoemd. Er moet  dan wel sprake zijn  van een juiste en volledige weergave van het  origineel. Belangrijk hierbij is dat de echtheidskenmerken ook worden  opgeslagen. U kunt dit nalezen in de brochure Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht.

 
Als u aan de voorwaarden voldoet, hoeft u de originele facturen en  bonnetjes niet te bewaren. Ook deze digitale administratie moet 7 of 10  jaar worden bewaard en binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma’s en bestanden, zodat u bij controle de gegevens makkelijk kunt aanleveren bij de belastinginspecteur. Omdat bonnetjes en facturen kunnen vervagen is het sowieso verstandig om ze in te scannen en ze als digitale kopieën te bewaren.

Twijfelt u over conversie van de administratie, neem dan contact op met de belastingdienst.
Zorg ervoor dat u altijd een reservebestand van de boekhouding hebt, omdat brand of diefstal namelijk niet gelden als excuus om onder de bewaarplicht uit te komen.

Bij het niet voldoen aan de bewaarplicht riskeert men niet alleen een boete, maar het kan ook uitlopen op een strafrechtelijke vervolging.

Bij het uitbesteden van de administratie vallen alle documenten, programma's en andere gegevensdragers van de accountant, administrateur, boekhouder, boekhoudprogramma of loonservicebureau onder de bewaarplicht.
Terug naar de inhoud